La cantidad de datos con la que convivimos cada día crece sin parar, y las empresas son testigo de una complejidad cada vez mayor en su entorno.
Si la enorme cantidad de información de los clientes no se manejan adecuadamente, esto se convierte en un dolor de cabeza, se pierden oportunidades, ocasiona demoras, falta de control, y en última instancia pérdida de ventas.
Para intentar combatir estos problemas las empresas suelen comprar sistemas que les ayuden a gestionar sus clientes, llamados CRM que podríamos traducir Customer Relationship Management (CRM) como “Gestor de relaciones con los clientes”.
Se trata de una herramienta con la que puedes crear bases de datos con la información más relevante de tus prospectos y tus clientes. Los datos integrados en la plataforma permiten optimizar procesos en el departamento de ventas y el de marketing, atender a cada cliente de forma personalizada y diseñar estrategias específicas de venta para vender más y mejor.
CRM independiente?
Pero es la mejor opción para la empresa adquirir un sistema CRM independiente para la gestión de sus prospectos, realizar cotizaciones, y administrar el ciclo de ventas hasta que se conviertan en clientes?
A priori podemos decir que si el sistema CRM seleccionado dispone de una integración total con el sistema de gestión de la empresa no habría ningún problema, pues los datos de los clientes, los contactos y todas las actividades comerciales estarían en una única base de datos y podrán consultarse sólo con apretar un botón.
Con integración entendemos que la generación de las propuestas de negocio, creadas desde el CRM, puedan convertirse en órdenes de venta, las órdenes de venta en facturas y los Clientes Potenciales se convierten en Clientes, y se pueda realizar el seguimiento de un pedido desde cómo se generó hasta su entrega y posterior cobro.
Además, que el equipo de ventas tenga visibilidad total a las actualizaciones estados de los pedidos y pueda realizar tanto consultas de precios como modificaciones de precios y descuentos si fuera necesario.
Como punto más importante, lo que determina el éxito en la utilización de un CRM es permitir a los usuarios incorporar la información importante de una manera simple, ágil y natural en el momento que más fácil le sea a lo largo de todos los procesos que existan en su negocio. Es ahí donde contar con un CRM completamente integrado eleva su importancia, para tener más y más oportunidades de seguir aumentando la información relacionada.
Pero lamentablemente esto no ocurre en la mayoría de los casos de adquisición de un CRM en las empresas.
Lo más habitual es que las empresas adquieran CRM independientes llevados por la rapidez de instalación, los bajos costos y las gráficas bonitas, sin verificar su integración total con su sistema de gestión.
Verificar esta integración es de suma importancia, a los efectos de evitar duplicidad en el ingreso de datos, mantener varios sistemas informáticos, capacitar al personal en sistemas diferentes y por ende un mayor costo final.
Por lo que, si el sistema CRM que está seleccionando posee una integración total con su sistema de gestión principal, ésta es una buena opción. Pero si el CRM no posee una integración total, la mejor opción es un ERP que incluya la funcionalidad de CRM.