El contador en la Implantación del ERP

Al iniciar la implantación de un ERP surgen interrogantes comunes por parte de un contador, quizás has escuchado:

¿Cuál será mi trabajo ahora en este sistema?

¿Cuál es el rol de un contador en un ERP?

Pues bien, el auge con el que aumentan día tras día las necesidades de las empresas, han forzado la utilización de tecnologías que complementen el talento humano.

Un ERP se convierte entonces, en un objetivo preciso, ideal para esta tarea, que junto al talento de un contador es la combinación ideal para su empresa.

Principalmente es importante establecer las diferencias entre las funciones antes y después de la instalación de un ERP, basados en los beneficios obtenidos.

Un contador en un sistema administrativo común, es encargado de realizar un trabajo organizado. Realiza asientos contables para reflejar los hechos ocurridos durante la operatividad.

Es decir, ordena las cuentas de la empresa junto a los soportes físicos asociados a las operaciones, como facturas, nóminas, egreso o ingreso de inventarios, entre otros tantos documentos que afectan la contabilidad de la empresa.

Por su parte, un contador que gestiona un sistema ERP, prescinde en su totalidad de la realización de asientos manuales. Puesto que este tipo de software por si solo genera cada uno de los asientos contables originados desde cada operación administrativa registrada.

En resumen, un contador post-instalación del ERP, funge como un auditor interno, experto en contabilidad y finanzas que se encarga de valorar el desempeño de las operaciones administrativas, mediante un análisis contable.

Para esto el contador debe disponer de reportes en los que pueda visualizar cada hecho contable, para reportar los sucesos operacionales que dan paso a la contabilidad. De esta forma detecta los errores en procesos que originan deficit en los asientos ideales.

¿Cómo influye el contador en el proceso de implantación?

Bajo este contexto, durante el proceso de implantación el contador junto al consultor, cumple uno de los roles más importantes. Puesto que es el encargado de velar que todo vaya en orden en el día a día, evalúa que cada numero resultante se ajuste a la estructura contable de la empresa.

El contador de la mano de un consultor, tomará las riendas de la implantación para garantizar el cumplimiento de los controles internos y flujos organizacionales.

Muy frecuentemente, durante este proceso el contador trabaja activamente junto a la empresa consultora, apostando a la adaptabilidad y el funcionamiento de ADempiere ERP. Esto aumentará la posibilidad de mejorar los resultados durante y posterior a la instalación.

En este sentido, este profesional identifica carencias y avances con respecto a los resultados contables obtenidos. A su vez, interactúa directamente con cada área de la empresa y la empresa consultora.

Por esta razón, el contador influye de manera notoria en la toma de decisiones en este proceso. Para comprender mejor veamos los siguientes aspectos:

Objetivos del contador

Como se mencionó anteriormente, la metodología de trabajo cambia considerablemente post-instalación del ERP. En consecuencia el contador es garante de los registros administrativos, asegurando la confiabilidad del flujo.

Por lo tanto, el ERP debe brindar herramientas que faciliten la verificación dicha información. En ese sentido, el contador podrá conciliar los procesos administrativos con los resultados contables.

Dicho de otro modo la función del contador se transforma en las funciones de un contralor.

Relación causa y efecto

Es importante entender que en un ERP toda causa genera un efecto, esto quiere decir, que toda transacción genera una consecuencia contable. Para algunos casos el resultado es satisfactorio y en otros no tanto, a causa de procesos inconclusos o errados.

Como consecuencia, cada operación realizada en la empresa produce un efecto en la contabilidad. Estos hechos contables son codificados acorde al plan de cuentas de la compañía.

Es decir, si la empresa genera una nómina en ADempiere ERP, se registran asientos contables en cuentas de gastos y pasivos. Por su parte, si el proceso no es culminado, emitiendo el pago desde el sistema, el pasivo no se cancela.

En este punto, al ver la falta del cargo en la cuenta de pasivo, se detecta una falla al concluir el proceso. De manera que, el contador debe proceder a reportar el error para que el usuario concluya el proceso.

En conclusion, el contador debe asegurar que el ERP genera automáticamente los asientos contables. Por consiguiente, puede realizar análisis y entregas de estados financieros a la dirección de la empresa.